Eventos
El módulo Eventos le permite gestionar eventos físicos o virtuales — conferencias, seminarios, webinars o cualquier tipo de reunión — capturando los detalles del evento, registrando la ubicación de la sede y gestionando las invitaciones y la asistencia de los delegados. El módulo consta de dos componentes: Ubicaciones (para la información de la sede) y Eventos (para el propio evento y sus delegados).
Campos Clave
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Nombre: el nombre del evento. Obligatorio.
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Fecha de Inicio / Fecha de Fin: cuándo comienza y termina el evento. Obligatorio.
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Duración: calculada automáticamente a partir de las fechas de inicio y fin. Al cambiar la duración se ajusta la fecha de fin en consecuencia.
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Ubicación: una relación con el módulo Ubicaciones de Eventos (véase Ubicaciones de Eventos a continuación).
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Presupuesto: el gasto previsto para el evento.
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Plantilla de Invitación por Email: la Plantilla de Email que se envía a los delegados cuando se emiten las invitaciones.
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URL de Redirección al Aceptar: la página web a la que son redirigidos los delegados tras aceptar una invitación mediante el enlace de la plantilla de email.
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URL de Redirección al Rechazar: la página web a la que son redirigidos los delegados tras rechazar una invitación.
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Descripción: información adicional sobre el evento.
Ubicaciones de Eventos
El módulo Ubicaciones recoge los detalles de la sede para los eventos. Para crear una ubicación:
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Sitúe el cursor sobre el módulo Ubicaciones en la barra de navegación y seleccione Crear Ubicación.
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Introduzca los detalles de la sede en la Vista de Edición. Todos los campos obligatorios están marcados con un asterisco rojo.
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Haga clic en Guardar.
Crear Eventos
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Sitúe el cursor sobre el módulo Eventos en la barra de navegación y seleccione Crear Evento.
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Introduzca los detalles del evento en la Vista de Edición. Todos los campos obligatorios están marcados con un asterisco rojo.
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Haga clic en Guardar.
Añadir Delegados
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Vaya a la Vista de Detalle del Evento.
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Desplácese hasta el subpanel Delegados.
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Haga clic en Seleccionar Delegados. Aparecerá una lista de opciones.
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Seleccione la opción adecuada según quién deba añadirse:
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Lista de Público Objetivo: se añadirán al Evento todos los registros de Público Objetivo, Clientes Potenciales y Contactos de la lista de público objetivo seleccionada.
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Público Objetivo: seleccione registros de Público Objetivo individuales para añadir.
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Contactos: seleccione Contactos individuales para añadir.
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Clientes Potenciales: seleccione Clientes Potenciales individuales para añadir.
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Eventos: importe la lista de delegados de otro Evento.
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Aparecerá una ventana emergente de búsqueda. Busque y seleccione los registros a añadir.
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El subpanel Delegados se completará con los registros seleccionados.
Enviar Invitaciones a los Delegados
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Vaya al subpanel Delegados.
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Elija la acción Enviar Invitaciones.
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Esto envía la Plantilla de Invitación por Email a todos los delegados cuyo estado sea No Invitado.
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Una vez enviada, el estado de cada delegado se actualiza automáticamente a Invitado.
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Al elegir Reenviar Invitaciones se envían invitaciones a todos los delegados que aún no hayan respondido.
Gestionar la Aceptación de los Delegados
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Vaya al subpanel Delegados.
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Seleccione los delegados cuyo estado de aceptación necesita actualizarse.
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Elija la acción Gestionar Aceptaciones.
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Seleccione el estado adecuado en la lista.
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El estado de aceptación de los delegados se actualizará en consecuencia.
El estado de aceptación se actualiza automáticamente si el delegado hace clic en el enlace de aceptación de la invitación por email.
Actualizar la Asistencia de los Delegados
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Vaya al subpanel Delegados.
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Seleccione los delegados cuyo estado de asistencia necesita actualizarse.
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Elija la acción Gestionar Delegados.
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Seleccione el estado adecuado: Invitado, No Invitado, Asistió o No Asistió.
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El estado de los delegados se actualizará en consecuencia.
