Guía de configuración para administradores

Descripción general

Como administrador, configura los ajustes globales de sincronización que se aplican a todos los usuarios. Esto incluye la frecuencia de sincronización, los controles de rendimiento, las estrategias de resolución de conflictos y la configuración del scheduler.

Los usuarios gestionan sus propias conexiones de calendario a través del módulo Calendar Accounts, pero la configuración que usted establece aquí determina cómo se comporta la sincronización en todo el sistema.

Acceder a la configuración de sincronización de calendario

  1. Inicie sesión como administrador

  2. Navegue hasta el panel de Administration

  3. Localice la opción Calendar Sync Settings en el menú de administración

  4. Haga clic para acceder a la interfaz de configuración

Calendar Sync Settings Calendar Sync Settings 2

La página de configuración muestra tanto las opciones de configuración como información actual sobre el estado de la sincronización.

Información de estado de la sincronización

La página de configuración muestra el estado de la sincronización en tiempo real:

  • Scheduler Status: indica si el scheduler de sincronización de calendario está Enabled o Disabled

  • Last Scheduled Run: la marca de tiempo de la última sincronización automática

  • Last Manual Run: la marca de tiempo de la última sincronización activada por un administrador

Estos indicadores de estado le ayudan a verificar que la sincronización se está ejecutando como se espera y a solucionar problemas de temporización.

Calendar Sync Settings

Límites de sincronización

Estos ajustes controlan el uso de recursos durante la sincronización.

Accounts per Sync

Número máximo de Calendar Accounts que se procesan por ejecución del scheduler (controla el tamaño del lote).

  • Valor por defecto: 30

  • Rango: 1-200

  • Impacto: valores más altos procesan más cuentas por ejecución, pero utilizan más recursos

Operations per Account

Número máximo de operaciones de evento (crear/actualizar/eliminar) por cuenta y por ejecución de sincronización.

  • Valor por defecto: 100

  • Rango: 1-1000

  • Impacto: limita cuántos cambios se procesan por cuenta para evitar tiempos de espera agotados

Configuración avanzada

Estos ajustes determinan el intervalo de tiempo para la sincronización. Los eventos fuera de este intervalo se ignoran.

Past Days

Sincronizar los datos del calendario de los últimos X días.

  • Rango: 0-365 días

  • Valor por defecto: 30 días

  • Recomendación:

    • 30 días para historial reciente

    • 0 para sincronizar solo los eventos de hoy y futuros

    • 90 días o más si necesita un análisis de eventos históricos

Future Days

Sincronizar los datos del calendario de los próximos X días.

  • Rango: 1-730 días

  • Valor por defecto: 90 días

  • Recomendación:

    • 90 días (3 meses) para una planificación estándar

    • 180-365 días (6-12 meses) para una planificación a largo plazo

Los valores más altos tienen un impacto mínimo en el rendimiento.

Estrategia de resolución de conflictos

Esta opción determina cómo gestionar los eventos modificados tanto en SuiteCRM como en el calendario externo entre ejecuciones de sincronización.

Opción Descripción

Most Recent Change Wins (recomendado)

La versión con la marca de tiempo de modificación más reciente sobrescribe a la otra

External Calendar Priority

Los cambios del calendario externo siempre tienen prioridad sobre los cambios de SuiteCRM

SuiteCRM Priority

Los cambios de SuiteCRM siempre tienen prioridad sobre los cambios del calendario externo

Elegir la estrategia adecuada

La mejor estrategia depende de cómo su equipo utiliza el sistema:

Escenario: ediciones simultáneas

A las 14:00, usted cambia la hora de una reunión de las 15:00 a las 16:00 en SuiteCRM. A las 14:05, un compañero cambia la misma reunión de las 15:00 a las 17:00 en Google Calendar. La sincronización se ejecuta a las 14:10.

  • Most Recent Change Wins: la reunión queda a las 17:00 (gana el cambio del compañero de las 14:05)

  • External Calendar Priority: la reunión queda a las 17:00 (el calendario externo siempre gana)

  • SuiteCRM Priority: la reunión queda a las 16:00 (SuiteCRM siempre gana)

Escenario: ediciones desde el calendario móvil

Su equipo ajusta con frecuencia las horas de las reuniones en dispositivos móviles usando sus aplicaciones de calendario.

  • Recomendado: External Calendar Priority: garantiza que las ediciones móviles nunca se sobrescriban

  • No recomendado: SuiteCRM Priority: las ediciones móviles se perderían

Escenario: planificación del equipo de ventas

Su equipo de ventas planifica todas las reuniones en SuiteCRM, y el calendario externo se utiliza principalmente para consultarlas.

  • Recomendado: SuiteCRM Priority: garantiza que el CRM sea la fuente de verdad

  • Alternativa: Most Recent Change Wins: permite flexibilidad, pero requiere estar atento

External Calendar Name

Personaliza el nombre de calendario que se muestra en los sistemas de calendario externos cuando SuiteCRM crea o sincroniza eventos.

  • Valor por defecto: "SuiteCRM"

Para personalizar este ajuste, añada lo siguiente a su config_override.php:

$sugar_config['calendar_sync']['external_calendar_name'] = 'My Company CRM';

Este ajuste solo afecta a cómo aparece el calendario en el sistema externo. No cambia el nombre del calendario dentro de SuiteCRM.

Calendar Sync Settings - Logic Hooks and Immediate Sync

Control de Logic Hooks

Enable Calendar Sync Logic Hooks

Cuando está habilitado, la sincronización de calendario se activa automáticamente cuando se guardan o eliminan reuniones en SuiteCRM. Cuando está deshabilitado, la sincronización solo se produce mediante el scheduler o de forma manual.

  • Valor por defecto: Disabled

  • Recomendación: habilítelo para obtener sincronización en tiempo real; deshabilítelo si prefiere la sincronización solo por lotes

Para habilitar los logic hooks, marque la opción Enable Calendar Sync Logic Hooks en la página Calendar Sync Settings.

Alternativamente, añada lo siguiente a su config_override.php:

$sugar_config['calendar_sync']['enable_calendar_sync_logic_hooks'] = true;

Impacto de habilitar los logic hooks:

  • Los cambios en las reuniones de SuiteCRM activan la sincronización inmediata con el calendario externo

  • Proporciona una sincronización casi en tiempo real

  • Puede afectar al rendimiento durante operaciones masivas de reuniones

  • Funciona además de la sincronización programada

Sincronización inmediata

Fuerza una sincronización inmediata para todos los usuarios con conexiones de calendario activas, independientemente del estado del scheduler.

Sync All Users Now

  1. Navegue hasta Calendar Sync Settings

  2. Desplácese hasta la sección Immediate Synchronization al final de la página

  3. Haga clic en el botón Sync All Users Now

Esto activa la sincronización para todos los usuarios con cuentas de calendario activas. Puede afectar temporalmente al rendimiento del sistema en instalaciones con muchos usuarios.

Cuándo usar la sincronización manual:

  • Después de cambiar la configuración global de sincronización

  • Después de una actualización o migración del sistema

  • Al solucionar problemas de sincronización

  • Para forzar una sincronización inmediata sin esperar al scheduler

Configuración del Scheduler

La tarea del scheduler Calendar Accounts Sync controla la frecuencia de la sincronización automática.

Configurar la frecuencia de sincronización

  1. Vaya a Administration > Scheduler

  2. Busque la tarea Calendar Accounts Sync (anteriormente llamada Google Sync Calendars en versiones heredadas)

  3. Edite la tarea para configurar:

    • Status: Active o Inactive

    • Interval: con qué frecuencia se ejecuta la tarea (por ejemplo, "As often as possible")

    • Range: fechas de inicio y fin de la tarea (normalmente, fecha de inicio hasta "perpetual" para que no tenga fin)

Calendar Accounts Sync Scheduler Job

Configuración recomendada:

  • Interval: "As often as possible" para una sincronización casi en tiempo real

  • Status: Active (la sincronización no se ejecutará automáticamente si está inactiva)

  • Range: fecha de inicio hasta perpetual (sin fecha de fin)

Para la configuración general del scheduler y de cron, consulte Scheduler en la documentación de System.

Verificar que el Scheduler se está ejecutando

Para confirmar que el scheduler funciona correctamente:

  1. Compruebe que el Scheduler Status en Calendar Sync Settings muestra "Enabled"

  2. Verifique que la marca de tiempo de Last Scheduled Run se actualiza después de cada intervalo

  3. Revise el registro de SuiteCRM en busca de entradas con prefijos específicos de clase (por ejemplo, [CalendarSync], [CalendarSyncOrchestrator], [GoogleCalendarProvider]); esto requiere un nivel de registro adecuado, como info o debug

Si el scheduler no se está ejecutando, consulte Configuración del Scheduler para configurar la tarea cron.

Opciones de configuración adicionales

Los siguientes ajustes avanzados se configuran en config_override.php en lugar de a través de la interfaz.

Comportamiento de eliminación

Por defecto, las eliminaciones se sincronizan en ambas direcciones. Puede controlar la sincronización de eliminaciones para proteger los datos en escenarios específicos:

// Añadir a config_override.php

// Controla si las eliminaciones en SuiteCRM también eliminan eventos en el calendario externo
$sugar_config['calendar_sync']['allow_external_event_deletion'] = true;  // Por defecto: true

// Controla si las eliminaciones en el calendario externo también eliminan reuniones en SuiteCRM
$sugar_config['calendar_sync']['allow_internal_event_deletion'] = true;  // Por defecto: true

Cuándo cambiar los valores por defecto:

  • Establezca allow_external_event_deletion en false para preservar los eventos del calendario externo cuando se eliminan reuniones de SuiteCRM

  • Establezca allow_internal_event_deletion en false para preservar las reuniones de SuiteCRM cuando se eliminan eventos del calendario externo

  • Ambos pueden establecerse en false para un comportamiento de sincronización unidireccional en el que las eliminaciones nunca se propagan

Deshabilitar la sincronización de eliminaciones puede provocar eventos huérfanos que existen en un sistema pero no en el otro. Considere sus políticas de retención de datos antes de modificar estos ajustes.

Próximos pasos

Después de configurar los ajustes de administrador:

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