El módulo Calls le permite programar y registrar las llamadas entrantes y salientes en las que participa. Las Llamadas pueden relacionarse con Accounts, Contacts, Leads, Opportunities y Cases, y los invitados pueden recibir una notificación por correo electrónico.
Direction: si la llamada es Inbound u Outbound.
Status: Planned (próxima), Held (finalizada) o Not Held (cancelada).
Date & Time / Duration: cuándo empieza la llamada y cuánto dura (horas y minutos).
Related To: relaciona la llamada con un registro superior, como una Account, Contact, Lead, Opportunity o Case. Esto determina en qué subpanel de History de qué registro aparece la llamada.
Reminders: pueden configurarse recordatorios emergentes y por correo electrónico para avisar a los invitados antes de que empiece la llamada.
Repeat Type: las llamadas pueden configurarse para repetirse Daily, Weekly, Monthly o Yearly, con intervalo, día de la semana y condiciones de finalización configurables (repetir hasta una fecha o un número fijo de repeticiones).
Desde un registro de Call puede ver y gestionar:
Invitees: usuarios, Contacts y Leads añadidos como participantes. Se puede enviar un correo electrónico directamente a los invitados desde el registro.
Registro relacionado: la Account, Contact, Opportunity, Case u otro registro con el que está relacionada la llamada.
Para obtener información sobre cómo trabajar con subpaneles y relaciones, consulte Relationships and Subpanels.
Para conocer las operaciones estándar de los registros, incluyendo búsqueda, edición, duplicación y cierre, consulte Record Management.
Puede reprogramar una Call que tenga como Direction Outbound y como Status Planned mediante la opción Reschedule en la Vista de Detalle de la Call. Al seleccionarla se abre un panel donde puede establecer la nueva fecha y hora y, opcionalmente, seleccionar un motivo de reprogramación en la lista desplegable. Haga clic en Save para confirmar — la llamada se actualiza con la nueva fecha y hora, y se registra una entrada de reprogramación. Puede consultar el historial completo de reprogramaciones en la pestaña Reschedule de la Vista de Detalle de la Call.
Un administrador del sistema puede personalizar los motivos disponibles en el panel de Reschedule mediante el editor de listas desplegables (lista desplegable: call_reschedule_dom).
Al programar una Call, puede enviar invitaciones por correo electrónico a los invitados.
En la sección de invitados:
Busque a los invitados que desea añadir a la Call.
Seleccione los invitados de los resultados de la búsqueda y haga clic en Add.
Una vez añadidos todos los invitados e introducidos los detalles de la llamada, haga clic en Save & Send Invitations.
Esto guarda el registro de Call y envía invitaciones por correo electrónico a todos los invitados añadidos a la Call.
Hay disponibles dos tipos de RSVP por correo electrónico para las invitaciones: ICS RSVP y Link RSVP. El tipo de RSVP lo configura un administrador del sistema en config.php o config_override.php estableciendo la variable de configuración email_calendar_invite_type en rsvp_ics o rsvp_links.
ICS RSVP: la invitación por correo electrónico contiene un archivo de calendario ICS que los invitados pueden usar para añadir la Call a su propia aplicación de calendario. Aceptar o rechazar mediante este archivo no actualiza el estado de aceptación en el registro de Call en SuiteCRM.
Link RSVP: la invitación por correo electrónico contiene enlaces que los invitados pueden usar para aceptar o rechazar la Call directamente. Estos enlaces actualizan el estado de aceptación en el registro de Call en SuiteCRM.
El módulo Meetings le permite crear un registro de cualquier reunión en la que haya participado. El programador de reuniones le permite invitar a asistentes, enviar invitaciones por correo electrónico, establecer recordatorios, programar reuniones recurrentes y relacionar reuniones con Accounts, Contacts, Projects y otros muchos módulos.
Status: Planned (próxima), Held (finalizada) o Not Held (cancelada).
Location: el lugar o la dirección donde se celebra la reunión.
Date & Time / Duration: cuándo empieza la reunión y cuánto dura.
Related To: relaciona la reunión con un registro superior. Esto determina en qué subpanel de History de qué registro aparece la reunión.
Type: identifica si se trata de una reunión estándar o de una realizada mediante una herramienta de videoconferencia externa (WebEx, GoToMeeting, etc.).
Password / Join URL: para las reuniones virtuales, almacenan las credenciales de acceso y el enlace de conexión para los asistentes.
Reminders: pueden configurarse recordatorios emergentes y por correo electrónico para avisar a los invitados antes de que empiece la reunión.
Repeat Type: las reuniones pueden configurarse para repetirse Daily, Weekly, Monthly o Yearly, con intervalo, día de la semana y condiciones de finalización configurables.
Desde un registro de Meeting puede ver y gestionar:
Invitees: usuarios, Contacts y Leads añadidos como participantes.
Registro relacionado: la Account, Contact, Opportunity, Case u otro registro con el que está relacionada la reunión.
Para obtener información sobre cómo trabajar con subpaneles y relaciones, consulte Relationships and Subpanels.
Para conocer las operaciones estándar de los registros, incluyendo búsqueda, edición, duplicación y cierre, consulte Record Management.
Para reprogramar una reunión, edite su campo Start Date & Time desde la Vista de Edición.
Al programar una Meeting, puede enviar invitaciones por correo electrónico a los invitados.
En la sección de invitados:
Busque a los invitados que desea añadir a la Meeting.
Seleccione los invitados de los resultados de la búsqueda y haga clic en Add.
Una vez añadidos todos los invitados e introducidos los detalles de la reunión, haga clic en Save & Send Invitations.
Esto guarda el registro de Meeting y envía invitaciones por correo electrónico a todos los invitados añadidos a la Meeting.
Al igual que con las Calls, hay disponibles dos tipos de RSVP por correo electrónico para las invitaciones: ICS RSVP y Link RSVP, configurados por un administrador del sistema mediante el mismo ajuste email_calendar_invite_type.
ICS RSVP: la invitación por correo electrónico contiene un archivo de calendario ICS que los invitados pueden usar para añadir la Meeting a su propia aplicación de calendario. Aceptar o rechazar mediante este archivo no actualiza el estado de aceptación en el registro de Meeting en SuiteCRM.
Link RSVP: la invitación por correo electrónico contiene enlaces que los invitados pueden usar para aceptar o rechazar la Meeting directamente. Estos enlaces actualizan el estado de aceptación en el registro de Meeting en SuiteCRM.
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