Formato PDF
El módulo de Formatos PDF le permite crear plantillas de documento personalizables para sus registros de SuiteCRM.
Estas plantillas pueden utilizarse para generar documentos PDF o correos electrónicos, rellenando automáticamente los datos de SuiteCRM durante el proceso de combinación.
Esta funcionalidad resulta especialmente útil para crear documentos coherentes y profesionales, como presupuestos, facturas, contratos y otra correspondencia comercial.
Crear el Formato PDF
Para crear un formato PDF:
-
Navegue al módulo Formatos PDF
-
Haga clic en Create PDF Template en el menú del módulo
-
Rellene los siguientes campos:
- Formato PDF
-
El nombre del formato que se está creando.
- Asignado a
-
El usuario al que se asignará este formato.
- Tipo
-
El tipo de documento que se creará a partir de este formato.
De forma predeterminada, el sistema ofrece opciones de formato para: Cuentas, Presupuestos, Facturas, Contratos, Contactos y Clientes Potenciales.
Al añadir un nuevo elemento a la lista desplegable pdf_template_type_dom, el nombre de la
clave que se añada debe coincidir con el nombre del módulo. En el siguiente ejemplo,
se añade el elemento Prospects a la lista.
La información detallada sobre cómo añadir un nuevo elemento a la lista desplegable se describe en la
página de Herramientas para Desarrolladores.
- Cargar Muestra
-
El sistema dispone de varias opciones de plantillas ya preparadas, si es necesario.
- Activo
-
Una opción que determina si el formato actual se ofrecerá en la lista de formatos al crear un documento (véase la sección siguiente, Crear Documentos PDF a partir de un Formato).
- Tamaño de Página / Orientación
-
Si es necesario, seleccione el tamaño y la orientación de la página del formato. El valor predeterminado es tamaño A4 y orientación vertical.
- Insertar en un Campo
-
Esta opción le permite añadir la variable necesaria al formato, que posteriormente (durante el proceso de creación de un documento basado en el formato) se sustituirá por los datos necesarios de SuiteCRM.
- Para insertar una variable:
-
-
En el primer desplegable, seleccione el módulo del que desea obtener la información.
-
En el segundo desplegable, seleccione el nombre del campo del módulo seleccionado; a continuación, aparecerá en el campo correspondiente el nombre de la variable correspondiente al campo seleccionado.
-
En el texto del formato, indique el lugar donde debe añadirse la variable seleccionada y haga clic en el botón
Insert
-
La siguiente imagen muestra un ejemplo de la adición de la variable $aos_invoices_number, que, al crear el documento a partir del formato actual, se sustituirá automáticamente por el número de factura.
Si es necesario añadir datos en el formato, por ejemplo, una lista de partidas en el Presupuesto o la Factura, dichos datos deben organizarse en una tabla:
Crear Cabeceras y Pies de Página
En la parte inferior de la vista de creación y edición del formato hay dos campos que le permiten personalizar la cabecera y el pie de página del formato actual:
Los pies de página pueden utilizar variables especiales:
-
{PAGENO}, muestra el número de página actual.
-
{DATE D.m.Y}, muestra la fecha actual en el formato requerido.
Establecer los Parámetros de Página
Debajo de la cabecera y el pie de página hay varios campos que le permiten personalizar distintos parámetros de página, como el tamaño de los márgenes desde los bordes de la página para los campos de cabecera y pie de página:
Crear Documentos PDF a partir de un Formato
-
Al crear un documento PDF para los módulos Cuentas, Presupuestos, Facturas, Contratos, Contactos y Clientes Potenciales, utilice el elemento de menú Print as PDF en el menú de acciones de la Vista de Detalle del módulo correspondiente:
Tras seleccionar esta opción en el menú de acciones, aparecerá una lista con todos los Formatos PDF creados.
Una vez seleccionado el formato, se generará un documento PDF a partir del formato elegido y de los datos del registro, y se descargará.
También se crea en el sistema un registro de Nota con el documento PDF generado adjunto, y el nombre de la nota coincide con el del documento PDF generado.
Generación Masiva de PDF
Si necesita crear varios documentos similares para varios registros del módulo a la vez, seleccione los registros necesarios en la vista de lista y utilice a continuación Print as PDF en el menú de acciones masivas:
Esto creará un único documento PDF combinado con todos los registros seleccionados, y el nombre del documento PDF generado coincidirá con el nombre del registro de Formato PDF.
Se creará un registro de Nota individual para cada registro seleccionado con el documento PDF generado adjunto, y el nombre de la nota coincidirá con el del documento PDF generado, con el registro seleccionado como registro relacionado.
-
Al crear un documento PDF para Presupuestos, Facturas o Contratos, también está disponible el elemento Email PDF.
-
Esto creará un correo electrónico con el documento PDF adjunto y generado a partir del registro seleccionado.
-
También se crea en el sistema un registro de Nota con el documento PDF generado adjunto.
-
Gestionar Formatos PDF
- En el módulo puede realizar las siguientes acciones:
-
-
Buscar Formatos: utilice Filtros o filtros avanzados en la vista de lista del módulo.
-
Exportar formatos; para ello, seleccione los registros necesarios en la lista.
-
Para editar o eliminar información sobre varios formatos a la vez, utilice Actualización masiva.
-
Para ver información detallada sobre el formato, haga clic en el nombre del formato en la vista de lista.
-
Para editar datos, haga clic en el botón
Edit, o directamente en la vista de lista, haga clic en el botón situado a la izquierda del registro que se va a editar. También puede realizar una Edición Rápida. -
Para duplicar un formato, en el menú de acciones seleccione el botón
Duplicate. La duplicación es una forma cómoda de crear rápidamente registros similares; puede modificar la información duplicada para crear un nuevo formato. -
Para eliminar un formato, haga clic en el botón
Delete. -
Puede realizar un seguimiento de los cambios en la información introducida; para ello, seleccione el botón
View Change Logen la vista de detalle. Si es necesario cambiar la lista de campos controlados en el registro, hágalo estableciendo el parámetro Audit en el campo correspondiente.
-