Документы

Используйте данный модуль для управления файлами, которые могут быть доступны как вашим клиентам, так и пользователям системы. Так же данный модуль может использоваться для хранения шаблонов наиболее часто используемых документов.

Документы

Создание документа

  1. В меню модуля выберите пункт Создать документ.

  2. На появившейся странице Документы заполните следующие поля:

    Имя файла

    Укажите путь к файлу документа при помощи кнопки Обзор.

    Название документа

    Введите название документа.

Создание документа

Версия

Выберите версию документа.

Шаблон?

Отметьте эту опцию, если вводимый файл является шаблоном документа. Более детально эта информация описана в разделе Указание шаблонов слияния MS Word.

Тип документа

Из выпадающего списка выберите тип документа.

Категория

Из выпадающего списка выберите категорию документа.

Подкатегория

Из выпадающего списка выберите подкатегорию документа.

Статус

Из выпадающего списка выберите статус документа.

Дата публикации

С помощью календаря укажите дату, когда документ стал доступен другим пользователям.

Актуален до

С помощью календаря укажите дату, до которой документ не потеряет своей актуальности.

Связанный документ

Выберите документ, связанный с текущим документом.

Версия связанного документа

Поле автоматически заполняется версией связанного документа.

Описание

Введите краткое описание документа.

  1. Нажмите кнопку Сохранить для сохранения информации о новом обращении или кнопку Отказаться для возврата к списку обращений без сохранения введённой информации.

Сохранённое вложение доступно для скачивания в Форме просмотра документа.

Управление перечнем документов

В модуле вы можете выполнять следующие действия:

  • Сортировка списка записей, для этого нажмите на значок в заголовке сортируемого столбца, для обратной сортировки нажмите на значок ещё раз.

  • Добавление записи в избранное – после чего пользователь получает возможность быстрого доступа к наиболее важной для него информации.

  • Редактирование или удаление информации сразу о нескольких документах, для этого используйте панель массового обновления.

  • Просмотр детальной информации о документе, для этого нажмите на названии документа в общем списке.

  • Просмотр вложения документа; Информацию об обновлении вложения смотрите в разделе Обновление версии вложения.

  • Редактирование данных, для этого либо в Форме просмотра нажмите на кнопку Править, либо непосредственно в Форме списка нажмите на кнопку слева от редактируемой записи. Вы также можете выполнить быструю правку.

  • Дублирование информации о документе, для этого в меню действий выберите пункт Дублировать. Дублирование является удобным способом быстрого создания схожих документов, вы можете изменить продублированную информацию с целью создания нового документа.

  • Удаление документа, для этого нажмите на кнопку Удалить.

  • Отслеживание изменений введённой информации, для этого нажмите на кнопку Просмотр журнала изменений в форме просмотра. Если в журнале необходимо изменить перечень контролируемых полей - сделайте это в Студии, настроив параметр Аудит соответствующего поля.

  • Экспорт записей, для этого в форме списка выберите необходимые документы и в меню над выбранными записями выберите пункт Экспортировать.

  • Просмотр и редактирование связанной с документами информации, для этого воспользуйтесь субпанелями.

Обновление версии вложения

Субпанель История формы просмотра документа отображает все доступные версии документа в виде списка вложений.

  1. Для добавления новой версии нажмите на кнопку Создать, расположенную на субпанели История. На появившейся странице будут отображены название документа и номер последней версии.

  2. Заполните следующие поля:

    Имя файла

    С помощью кнопки Обзор укажите путь к файлу вложения.

    Версия

    Поле автоматически заполняется версией документа.

    Журнал изменений

    Введите краткое описание добавляемой версии.

  1. Нажмите на кнопку Сохранить для сохранения введённой информации; нажмите на кнопку Отказаться для возврата в форму просмотра документа без сохранения введённой информации.

Имя файла вложения не может быть изменено. После добавления новой версии вложения субпанель История отображает значок корзины рядом с предыдущими версиями вложения. Вы можете воспользоваться этим значком в случае необходимости удаления версии вложения.

Указание шаблонов слияния MS Word

В модуле Документы вы можете указать шаблоны слияния Microsoft Word. Шаблоны используются при выполнении слияния непосредственно из SuiteCRM. Сами шаблоны могут быть созданы либо с помощью плагина Sugar Plug-in for Microsoft Word, либо с помощью аналогичных плагинов сторонних разработчиков и добавлены к общему списку документов. Если документ является шаблоном слияния, то тип документа в форме просмотра обозначается как Слияние.
За более подробной информацией о слиянии обратитесь к документации соответствующего плагина.

Content is available under GNU Free Documentation License 1.3 or later unless otherwise noted.