> Руководство пользователя > Звонки и встречи

Звонки и встречи

Звонки

Используйте данный модуль для назначения/импорта звонков, а также для просмотра информации по уже назначенным звонкам.

Звонки

В меню модуля доступны следующие опции:

Назначить звонок: Выберите эту опцию для назначения звонка. За более подробной информацией обратитесь к разделу Назначение звонков.
Звонки: Выберите эту опцию для просмотра существующих и назначения новых звонков. За более подробной информацией обратитесь к разделу Управление информацией о звонках.
Импорт звонков: Выберите эту опцию для импорта информации о звонках.

Звонки можно назначать пользователям системы, контактам и предварительным контактам. В процессе назначения в системе создаётся соответствующая запись с указанием обсуждаемой темы, участников, времени и статуса звонка. После сохранения указанной информации у вас появляется возможность разослать приглашения всем участникам телефонной конференции. Так же вы можете добавить заметку или вложение к назначенному звонку (вне зависимости от его статуса). После завершения звонка вы можете обновить его статус, в случае его отмены по какой-либо причине вы можете отложить звонок.

При назначении звонка вам доступен следующий функционал:

Планирование: Панель отображает детальную информацию о звонке: дату, время звонка, имена участников. Временной диапазон, на который уже были назначены другие звонки будет выделен синим цветом. В случае наложения временных диапазонов участки перекрытия будут обозначены коричневым цветом.
Добавить приглашённых: Используйте данную панель для поиска и добавления участников телефонной конференции. За более подробной информацией обратитесь к разделу Добавление приглашённых.

Для назначения звонка выполните следующее:

В меню модуля Звонки выберите опцию Назначить звонок.

Назначение звонка

Заполните следующие поля:

Тема

Введите тему обсуждения.

Статус

Из выпадающего списка выберите вариант статуса:

Входящий

Выберите опцию, если звонок входящий.

Исходящий

Выберите опцию, если звонок исходящий.

В планах

Выберите эту опцию, если звонок только запланирован.

Состоялся

Выберите эту опцию, если звонок состоялся.

Не состоялся

Выберите эту опцию, если звонок не состоялся.

Дата начала

С помощью календаря укажите дату, с помощью рядом расположенных выпадающих списков укажите время начала телефонной конференции.

Продолжительность

Укажите продолжительность звонка, указав необходимое количество часов и минут.

Относится к

Вы можете выбрать модуль и одну из записей выбранного модуля, с которой связан данный звонок. При вводе символов в правое поле система выполняет быстрый поиск совпадающих значений и выводит их тут же в виде выпадающего списка. При вводе ФИО результат поиска зависит от установленного формата ФИО в настройках пользователя: если указан формат Обращение-Фамилия-Имя (slf), то поиск будет осуществляться по фамилии, если указан формат Обращение-Имя-Фамилия (sfl), то поиск будет осуществляться по имени. Обращение при этом игнорируется.

Напоминание

После нажатия на кнопку Добавить напоминание, вы можете напомнить о предстоящем мероприятии всем приглашённым на него участникам. Напоминания могут быть выполнены двумя способами: либо в виде отправки электронного письма на адреса участников, либо в виде всплывающего уведомления браузера.

Если на странице настроек пользователя выставлены опции напоминания о мероприятии, то система будет автоматически выставлять параметры при добавлении нового напоминания:

Добавление напоминания

При необходимости вы можете добавить любое количество напоминаний о звонке, настроив каждое напоминание по-своему.

Описание: Вы можете ввести краткое описание цели звонка.
Ответственный(ая): Укажите ответственного за звонок пользователя системы. По умолчанию ответственным являетесь вы. Для назначения другого пользователя нажмите на кнопку выбора записи и из появившегося списка выберите желаемого пользователя.

Добавьте приглашённых как это описано в разделе Добавление приглашённых.
Нажмите на кнопку Сохранить для сохранения введённой информации; нажмите на кнопку Отказаться для возврата к списку звонков без сохранения введённой информации.
Нажмите на кнопку Сохранить и отправить приглашения для рассылки приглашений всем участникам телефонной конференции.
Для создания копии звонка нажмите на кнопку Закрыть и создать копию, в этом случае оригинальная запись звонка закроется и ей будет присвоен статус Состоялся. Новая запись будет содержать ту же информацию, что и оригинальная запись, за исключением статуса, которому по умолчанию будет присвоено значение В планах.

Добавление приглашённых

В разделе Добавить приглашённых введите одно или несколько следующих условий поиска: Имя: имя приглашаемого, частично или полностью.

Фамилия

Фамилию приглашаемого, частично или полностью.

E-mail

Электронный адрес приглашаемого, частично или полностью.
Нажмите на кнопку Найти, система отобразит результаты поиска.

Добавление приглашённых

Нажмите на кнопку Добавить для добавления записи в список приглашённых.

Может возникнуть ситуация, когда необходимо добавить приглашение для лиц, информация о которых отсутствует в системе. В этом случае необходимо составить приглашение для нового лица, нажав на соответствующую кнопку в нижней части формы и создав в системе новый Контакт или новый Предварительный контакт. Если приглашённые являются пользователями SuiteCRM и у них на основной закладке системы отображаются дашлеты с мероприятиями (Мои звонки, Мои встречи), то запись в дашлете о приглашении на телефонную конференцию (при стандартной настройке дашлета) будет выглядеть следующим образом:

Дашлет со звонками

При этом в столбце Принять? будут отображены значки, нажав на один из которых приглашённый сотрудник может изменить статус приглашения:

Принять приглашение

Принять приглашение на телефонную конференцию

Под вопросом

Указать, что принятие приглашения пока под вопросом

Отклонить приглашение

Отклонить приглашение на телефонную конференцию

Вы можете быстро назначить звонок непосредственно в календаре. За более подробной информацией обратитесь к разделу Быстрое добавление мероприятия в календаре.

[[Отложенные звонки]] === Отложенные звонки

Если звонок по какой-либо причине не состоится, вы можете пометить его как отложенный, указав причину переноса звонка. Для этого в меню действий Формы просмотра звонка выберите пункт Отложить звонок.

Отложенные звонки-меню

По умолчанию предлагается всего две причины переноса звонка, но, при необходимости, вы можете расширить этот список в Студии, дополнив соответствующее поле со списком (call_reschedule_dom) необходимыми элементами. За дополнительной информацией об изменении полей со списками обратитесь к разделу Редактор комбобоксов.

Фиксация отложенного звонка

Впоследствии можно будет просмотреть историю дозвона на соответствующей закладке Формы просмотра звонка.

Типы подтверждения участия в телефонной конференции (RSVP)

В системе доступны два типа подтверждения участия, оба осуществляются по электронной почте:

ICS RSVP
Link RSVP

Тип подтверждения участия можно настроить в файле config.php или config_override.php, установив переменную email_calendar_invite_type в значение rsvp_ics или rsvp_links.

ICS RSVP

При выборе типа ICS RSVP полученное электронное приглашение будет содержать файл календаря ICS, который потенциальные участники могут использовать для добавления мероприятия в календарные приложения. После получения приглашения участники могут указать статус участия в телефонной конференции. Однако в этом случае статус принятия звонка в SuiteCRM НЕ обновится:

Link RSVP

При выборе типа Link RSVP полученное электронное приглашение будет содержать ссылки, которые потенциальные участники могут использовать для указания статуса принятия звонка. В этом случае статус приглашения будет указан непосредственно в SuiteCRM.

Управление информацией о звонках

В модуле вы можете выполнять следующие действия:

Сортировка списка записей, для этого нажмите на значок в заголовке сортируемого столбца, для обратной сортировки нажмите на значок ещё раз.
Редактирование или удаление информации сразу о нескольких звонках, для этого используйте панель массового обновления.
Добавление записи в избранное – после чего пользователь получает возможность быстрого доступа к наиболее важной для него информации.
Импорт информации о звонках, для этого нажмите на кнопку Импорт звонков, расположенную в меню модуля.
Просмотр детальной информации о звонке, для этого нажмите на названии звонка в списке звонков. Кроме того, основная информация о звонке будет отображаться в форме Подробности при наведении указателя мыши на значок, который расположен справа от каждой записи.
Редактирование данных, для этого либо в Форме просмотра нажмите на кнопку Править, либо непосредственно в Форме списка нажмите на кнопку слева от редактируемой записи. Вы также можете выполнить быструю правку.
Дублирование информации о звонке, для этого в меню действий выберите пункт Дублировать. Дублирование является удобным способом быстрого создания схожих записей, вы можете изменить продублированную информацию с целью назначения нового звонка.
Удаление информации о звонке, для этого в Форме просмотра нажмите на кнопку Удалить.
Поиск информации о звонке - используйте Фильтры или Расширенные фильтры в Форме списка модуля. Для поиска только ваших записей отметьте опцию Мои записи, для поиска запланированных звонков отметьте опцию Актуальные.

Встречи

Используйте данный модуль для назначения/импорта встреч, а также для просмотра информации по уже назначенным встречам.

Встречи

В меню модуля доступны следующие опции:

Назначить встречу: Выберите эту опцию для назначения встречи. За более подробной информацией обратитесь к разделу Назначение встреч.
Встречи: Выберите эту опцию для просмотра существующих и назначения новых встреч. За более подробной информацией обратитесь к разделу Управление информацией о встречах.
Импорт Встреч: Выберите эту опцию для импорта информации о встречах.

Назначение встреч

Встречи можно назначать пользователям системы, контактам и предварительным контактам. В процессе назначения в системе создаётся соответствующая запись с указанием обсуждаемой темы, участников, времени, места и статуса встречи. После сохранения указанной информации у вас появляется возможность отправить приглашения всем участникам будущей встречи. Так же вы можете добавить заметку или вложение к назначенной встрече (вне зависимости от её статуса). После завершения встречи (или же в случае её отмены по какой-либо причине) вы можете обновить её статус.

Чтобы перенести встречу на другое время, отредактируйте поле Дата начала. Это поле можно отредактировать непосредственно в Форме просмотра при помощи быстрой правки.

При назначении встречи вам доступен следующий функционал:

Планирование: Панель отображает детальную информацию о встрече: дату, время, место встречи, имена участников. Временной диапазон, на который уже были назначены другие встречи будет выделен синим цветом. В случае наложения временных диапазонов участки перекрытия будут обозначены коричневым цветом.
Добавить приглашённых: Используйте данную панель для поиска и добавления участников будущей встречи. За более подробной информацией обратитесь к разделу Добавление приглашённых.

Для назначения встречи выполните следующее:

В меню модуля Встречи выберите опцию Назначить встречу.

Назначение встречи

Заполните следующие поля:

Тема

Введите тему обсуждения.

Статус

Из выпадающего списка выберите вариант статуса:

В планах

Выберите эту опцию, если встречу только намечено провести.

Состоялась

Выберите эту опцию, если встреча состоялась.

Не состоялась

Выберите эту опцию, если встреча не состоялась.

Место встречи

Место планируемой встречи.

Дата начала

С помощью календаря укажите дату, с помощью рядом расположенных выпадающих списков укажите время начала встречи.

Продолжительность

Укажите продолжительность встречи, указав необходимое количество часов и минут.

Относится к

Вы можете выбрать модуль и одну из записей выбранного модуля, с которой связана данная встреча.

При вводе символов в правое поле система выполняет быстрый поиск совпадающих значений и выводит их тут же в виде выпадающего списка. При вводе ФИО результат поиска зависит от установленного формата ФИО в настройках пользователя: если указан формат Обращение-Фамилия-Имя (slf), то поиск будет осуществляться по фамилии, если указан формат Обращение-Имя-Фамилия (sfl), то поиск будет осуществляться по имени. Обращение при этом игнорируется.

Напоминание: После нажатия на кнопку Добавить напоминание, вы можете напомнить о предстоящем мероприятии всем приглашённым на него участникам. Напоминания могут быть выполнены двумя способами: либо в виде отправки электронного письма на адреса участников, либо в виде всплывающего уведомления браузера.

Напоминание о встрече

При необходимости вы можете добавить любое количество напоминаний о встрече, настроив каждое напоминание по-своему.

Описание: Вы можете ввести краткое описание цели встречи.
Ответственный(ая): Укажите ответственного за мероприятие пользователя системы. По умолчанию ответственным являетесь вы. Для назначения другого пользователя нажмите на кнопку и из появившегося списка выберите желаемого пользователя.

Добавьте приглашённых как это описано в разделе Добавление приглашённых.
Нажмите на кнопку Сохранить для сохранения введённой информации; нажмите на кнопку Отказаться для возврата к списку встреч без сохранения введённой информации.
Нажмите на кнопку Сохранить и отправить приглашения для рассылки приглашений всем участникам встречи.
Для создания копии встречи нажмите на кнопку Закрыть и создать копию, в этом случае оригинальная запись встречи закроется и ей будет присвоен статус Состоялась. Новая запись будет содержать ту же информацию, что и оригинальная запись, за исключением статуса, которому по умолчанию будет присвоено значение В планах.

Добавление приглашённых

В разделе Добавить приглашённых введите одно или несколько следующих условий поиска:

Имя

Имя приглашаемого, частично или полностью.

Фамилия

Фамилию приглашаемого, частично или полностью.

E-mail

Электронный адрес приглашаемого, частично или полностью.
Нажмите на кнопку Найти, система отобразит результаты поиска.

Добавление приглашённых

Нажмите на кнопку Добавить справа от найденного пользователя для добавления его в список приглашённых.

Может возникнуть ситуация, когда необходимо добавить приглашение для лиц, информация о которых отсутствует в системе.

Добавление приглашённых

В этом случае необходимо составить приглашение для нового лица, нажав на соответствующую кнопку в нижней части формы и создав в системе новый Контакт или новый Предварительный контакт.

Если приглашённые являются пользователями SuiteCRM и у них на основной закладке системы отображаются дашлеты с мероприятиями (Мои звонки, Мои встречи), то запись в дашлете о приглашении на встречу (при стандартной настройке дашлета) будет выглядеть следующим образом:

Дашлет со встречами

Даты прошедших встреч выделяются другим цветом. При этом в столбце Принять? будут отображены значки, нажав на один из которых приглашённый сотрудник может изменить статус приглашения:

Принять приглашение

Принять приглашение на встречу

Под вопросом

Указать, что принятие приглашения пока под вопросом

Отклонить приглашение

Отклонить приглашение на встречу

Вы можете быстро назначить встречу непосредственно в календаре. За более подробной информацией обратитесь к разделу Быстрое добавление мероприятия в календаре.

Типы подтверждения участия во встрече (RSVP)

В системе доступны два типа подтверждения участия, оба осуществляются по электронной почте:

ICS RSVP
Link RSVP

ICS RSVP

При выборе типа ICS RSVP полученное электронное приглашение будет содержать файл календаря ICS, который потенциальные участники могут использовать для добавления мероприятия в календарные приложения. После получения приглашения участники могут указать статус принятия встречи. Однако в этом случае статус принятия встречи в SuiteCRM НЕ обновится:

Link RSVP

При выборе типа Link RSVP полученное электронное приглашение будет содержать ссылки, которые потенциальные участники могут использовать для указания статуса принятия встречи. В этом случае статус приглашения будет указан непосредственно в SuiteCRM.

Управление информацией о встречах

В модуле вы можете выполнять следующие действия:

Сортировка списка записей, для этого нажмите на значок в заголовке сортируемого столбца, для обратной сортировки нажмите на значок ещё раз.
Просмотр информации о выбранных записях в картах Google, для этого в Форме списка отметьте необходимые записи и в меню действий выберите пункт Показать на карте.
Добавление записи в избранное – после чего пользователь получает возможность быстрого доступа к наиболее важной для него информации.
Редактирование или удаление информации сразу о нескольких встречах, для этого используйте панель массового обновления.
Импорт информации о встречах, для этого нажмите на кнопку Импорт встреч, расположенную в меню модуля.
Просмотр детальной информации о встрече, для этого нажмите на названии встречи в списке встреч. Кроме того, основная информация о встрече будет отображаться в форме Подробности при наведении указателя мыши на значок, который расположен справа от каждой записи.
Редактирование данных, для этого либо в Форме просмотра нажмите на кнопку Править, либо непосредственно в Форме списка нажмите на кнопку слева от редактируемой записи. Вы также можете выполнить быструю правку.
Дублирование информации о встрече, для этого в меню действий выберите пункт Дублировать. Дублирование является удобным способом быстрого создания схожих записей, вы можете изменить продублированную информацию с целью назначения новой встречи.
Удаление информации о встрече, для этого в Форме просмотра нажмите на кнопку Удалить.
Поиск информации о встрече - используйте Фильтры или Расширенные фильтры в Форме списка модуля. Для поиска только ваших записей отметьте опцию Мои записи, для поиска запланированных встреч отметьте опцию Актуальные.